Con il badge aziendale i dipendenti avranno uno strumento sicuro per attestare le proprie attività e le ore lavorative svolte, mentre l’azienda, d’altro canto, potrà disporre di dati precisi per monitorare il lavoro dei dipendenti (sempre nel totale rispetto della privacy, secondo le norme vigenti) e gestire facilmente alcune pratiche amministrative obbligatorie. Affinché si possano verificare queste condizioni, però, è necessario che i dipendenti timbrino regolarmente il proprio badge, altrimenti sarebbe impossibile registrare i dati.
La timbratura del badge va fatta solo per se stessi e in determinati momenti, a seconda delle disposizioni aziendali: se, ad esempio, l’azienda avrà necessità di monitorare entrate le uscite dei dipendenti e doterà tutti i lavoratori di un badge da timbrare, questi saranno tenuti a farlo ogni volta che entrano o escono dal posto di lavoro.
Per quanto riguarda, invece, le regole legate alla timbratura del badge RFID o con chip, l’azienda, da parte sua, dovrà fornire ai dipendenti tutte le informazioni sulle modalità d’uso e di monitoraggio. Inoltre, il datore di lavoro dovrà impegnarsi ad usare i dati raccolti solo a fini lavorativi e i lavoratori dovranno rispettare il regolamento aziendale di timbratura ed essere informati su eventuali sanzioni disciplinari nel caso di mancato utilizzo o scorretto utilizzo del badge.
Cosa fare in caso di omessa timbratura
Timbrare il badge elettronico o con microchip è, dove previsto, una regola a cui i lavoratori non possono sottrarsi. Può capitare, però, che un dipendente ometta di timbrare il proprio badge: i motivi possono essere diversi e vanno dalla dimenticanza del badge a casa, ad una distrazione momentanea ecc… Cosa deve fare un dipendente, dunque, quando si verifica questa circostanza? La prima cosa da fare è avvertire tempestivamente il responsabile di riferimento dell’accaduto e indicarne la motivazione. Dopodiché sarà compito dell’azienda adottare una soluzione alternativa per registrare i dati che non sono stati trasmessi. Una delle soluzioni più adottate è l’utilizzo di un’app su smartphone per la segnalazione della mancata timbratura, che consente l’inserimento della data e dell’orario di timbratura e la motivazione per cui non è avvenuta la timbratura. I dati inseriti verranno presentati automaticamente al responsabile di riferimento per l’approvazione.
Esistono alcuni modi per evitare di perdere o di lasciare a casa il badge come ad esempio mediante l’utilizzo dei tag codificati, cioè dei dischetti di plastica dotati di anello portachiavi, che possono essere comodamente agganciati alle chiavi dell’auto o di casa: è difficile che il dipendente che si reca a lavoro dimentichi le chiavi di casa o le chiavi dell’auto con cui va in azienda. In ogni caso, qualunque siano le soluzioni proposte dall’azienda, la mancata timbratura del badge va comunicata subito, perché si può anche incorrere in delle sanzioni.
Quali sono le sanzioni
Le sanzioni previste per la mancata timbratura del badge sono state istituite per tutelare l’azienda in caso di comportamento scorretto da parte dei propri dipendenti per evitare che questi violino le regole aziendali di monitoraggio degli ingressi o delle attività svolte, per un proprio tornaconto personale. Le sanzioni sono di diverso tipo e dipendono dal caso specifico. Possono andare dal richiamo verbale, fino al licenziamento.
Qualsiasi provvedimento dovrà essere preventivamente contestato al dipendente che potrà intervenire in propria difesa. Le normative che regolano le sanzioni disciplinari, oltre al regolamento aziendale, sono l’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori e il Contratto Collettivo di Lavoro applicato. Ecco le principali:
- il richiamo verbale: è la sanzione più leggera ed è un semplice richiamo fatto a voce che invita ad evitare, in futuro, il ripetersi dell’accaduto;
- il richiamo scritto: ha sempre lo stesso fine del richiamo verbale, ma ha un valore maggiore;
- multa corrispondente ad una somma che non superi le 4 ore di retribuzione oraria;
- sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino a un massimo di 10 giorni;
- licenziamento: questo è il provvedimento più estremo e, pertanto, va valutato con molta attenzione prima di essere applicato.
Nella scelta del provvedimento da applicare, comunque, il datore di lavoro dovrà tenere conto del giusto rapporto tra l’infrazione commessa e la sanzione. Inoltre, il titolare dovrà impegnarsi ad esporre in un luogo accessibile a tutti i lavoratori, tutte le norme disciplinari legate all’omessa timbratura del badge poiché la non affissione rende i provvedimenti disciplinari nulli. L’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori ed eventualmente il Contratto Nazionale applicato, stabiliscono anche i tempi e le modalità per l’applicazione delle sanzioni e di eventuali ricorsi formali da parte del dipendente, in propria difesa. Per ulteriori informazioni, vista la delicatezza dell’argomento, si consiglia comunque di rivolgersi al proprio consulente del lavoro di fiducia.
Licenziamento per timbratura cartellino
Come abbiamo visto, il licenziamento per mancata timbratura del badge è una condizione possibile che si può verificare in seguito a diverse circostanze, anche se quelle più gravi riguardano, in particolar modo, l’omessa timbratura in uscita durante l’orario di lavoro. L’omessa timbratura deve necessariamente essere corredata con delle prove che attestino il comportamento scorretto del dipendente.
Per mettere in atto un provvedimento disciplinare, infatti, non basta avere il sospetto della cattiva condotta del lavoratore, ma l’azienda dovrà disporre di elementi fondanti e inequivocabili, senza i quali il licenziamento non potrà verificarsi. Una volta raccolte le prove, il datore di lavoro dovrà avviare una contestazione in forma scritta, che sia tempestiva e specifica. Nel documento sarà sua cura fornire con esattezza tutti i dati inerenti all’accaduto presentarla agli uffici o al personale di riferimento.
Tuttavia, licenziare un dipendente per mancata timbratura del badge è una condizione assolutamente estrema e si verifica solo in caso di sospetta truffa ai danni dell’azienda. Nei casi meno gravi l’inconveniente viene risolto con delle sanzioni, che comunque costituiscono un precedente da tenere in considerazione nel caso in cui l’accaduto dovesse verificarsi nuovamente.
