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SOMEtime School è la soluzione specifica per il calcolo automatico delle presenze nelle scuole italiane, pensata per la gestione del personale ATA e dei docenti, con sistemi a badge di qualsiasi tecnologia (principalmente RFID).
Il software SOMEtime School è stato sviluppato, internamente alla TempoTempo, da personale con esperienza ventennale nella risoluzione di problematiche relative alla gestione delle presenze dei dipendenti, tenendo conto delle specifiche esigenze del mondo scolastico.
Il problema del frequente avvicendamento degli addetti delle segreterie (dovuto a trasferimenti o ad assunzione di nuovo personale) è stato risolto con la creazione di una semplice e intuitiva interfaccia grafica che consente ai nuovi addetti al controllo delle presenze del personale, di essere autonomi in breve tempo.
SOMEtime School, a partire dalle timbrature del personale ATA, riesce a calcolare automaticamente la banca ore effettuando la compensazione automatica tra le ore lavorate in eccesso e quelle in difetto. Il comportamento della banca ore automatica è completamente personalizzabile sia a livello di calcoli (blocco di fasce orarie non lavorabili, blocco in caso di quantità di ore lavorate superiore a una determinata soglia, raggiungimento di un saldo di ore troppo alto o troppo basso, ecc…) sia a livello di segnalazioni (es. Segnalazione in caso di raggiungimento di un valore troppo elevato del saldo positivo).
Con SOMEtime School è possibile generare report dettagliati e riepilogativi delle ore lavorate, giustificate e con visualizzazione dell’andamento della banca ore giorno per giorno (valore giornaliero e saldo raggiunto).
La gestione dei plessi remoti viene effettuata mediante l’utilizzo di modem GSM/GPRS installati direttamente nei lettori di badge, con l’utilizzo di router 4G LTE o direttamente utilizzando la rete del plesso se disponibile. In questo modo è possibile verificare in tempo reale la situazione dei presenti e degli assenti in modo da poter intervenire tempestivamente in caso di necessità.
Gestione anagrafiche e documenti del personale
L’anagrafica dei dipendenti di SOMEtime School permette di configurare la gestione delle presenze specifica per ogni dipendente e contestualmente di memorizzare informazioni utili alla gestione del personale.
L’anagrafica di SOMEtime School diventa un punto centrale di raccolta e configurazione delle informazioni sui dipendenti per gli istituti che la utilizzano. Le informazioni memorizzate nell’anagrafica dei dipendenti sono suddivise in sezioni relative alla configurazione dei calcoli delle presenze specifiche per ogni dipendente, informazioni contrattuali, dati personali, abilitazioni concesse al dipendente, gestione dello scadenziario (corsi di formazione, sicurezza, pronto soccorso, visite mediche, ecc…).
Gli orari di lavoro associati ai dipendenti vengono storicizzati automaticamente in modo da consentire la loro consultazione e la ricostruzione di periodi precedenti.
È possibile creare infinite tipologie di scadenze con le relative modalità di ripetizione automatica per ottenere uno scadenziario completo integrato nella gestione delle presenze dei dipendenti.
Badge personalizzati per la rilevazione presenze del personale ATA
Il badge utilizzato per effettuare le timbrature di entrata ed uscita dal lavoro è una tessera di materiale plastico di dimensioni standard (le stesse dimensioni delle carte di credito) che contiene un codice associato ad un dipendente. Esistono svariate tecnologie per la memorizzazione del codice della tessera, attualmente le più utilizzate sono le RFID (prossimità) che consentono di registrare la propria timbratura semplicemente avvicinando la tessera al lettore di badge.
Le tessere possono essere personalizzate mediante la stampa del logo dell’organizzazione, della foto o dei dati del dipendente che lo utilizza.
Lato software i dipendenti vengono inseriti nell’anagrafica di SOMEtime School ed associati alla propria tessera, cioè al proprio numero di badge. SOMEtime School assegna quindi le timbrature ottenute dagli apparecchi per la rilevazione delle presenze (lettori di badge) ai relativi dipendenti, compilando automaticamente il registro delle presenze ed evidenziando eventuali anomalie rilevate dagli orari di lavoro effettuati.
Tutti i processi di analisi sono automatici e personalizzabili per singolo dipendente o per gruppi di dipendenti e attivabili a tempo indeterminato o per periodi definiti.
Gestione registri presenze del personale ATA
La gestione dei registri delle presenze è completamente automatica e sicura. Le timbrature rilevate tramite i lettori di badge vengono memorizzate in un archivio non modificabile (timbrature autentiche o originali) dal quale vengono derivati i calcoli effettuati dal software SOMEtime School.
La procedura di inserimento dei motivi di assenza (giustificativi) è completamente guidata e consente di effettuare inserimenti sia per singola persona che per gruppo di persone (es. in caso di ponte o assemblea sindacale) per singola data o per più giorni consecutivi, tenendo conto dell’orario che ciascuno avrebbe dovuto effettuare.
Tutte le assenze inserite possono essere associate alla gestione di monti (monte ore/giorni ferie/permessi/104 ecc.. con maturazione automatica) e analizzate tramite report dettagliati o riepilogativi.
La gestione automatica delle presenze con SOMEtime School, rispetto alla gestione cartacea, consente di risparmiare tempo, spazio, aumenta la sicurezza e velocizza la consultazione. Tutti i dati memorizzati vengono storicizzati automaticamente senza alcuna operazione da parte degli operatori che utilizzano SOMEtime School.
Gestione buste paga e consuntivi per collaboratori scolastici
Il software di gestione automatica delle presenze SOMEtime School effettua in automatico i conteggi delle ore lavorate evidenziando eventuali assenze ingiustificate o altre anomalie mediante un sistema completamente configurabile. Nel momento in cui l’addetto all’utilizzo del software delle presenze ha risolto tutte le anomalie riscontrate (per esempio inserendo i motivi di assenza) viene data la possibilità di generare il file riepilogativo nel formato utilizzato dal sistema di gestione delle paghe.
La creazione del file delle paghe viene effettuata tipicamente i primi del mese successivo (es. i primi di ottobre gestiamo le presenze di settembre). Il file così generato potrà quindi essere importato nel software paghe per compilare il calendario delle presenze completo di tutte le informazioni (presenze, assenze, ore ordinarie, straordinarie, maggiorazioni).
Applicazione (app) per la timbratura del badge
La gestione delle timbrature può essere ancora più potente con l’utilizzo di cartellino.cloud, la nostra web app realizzata per rispondere alle esigenze di timbratura da remoto (smart work o telelavoro), timbratura da mobile, visualizzazione dei presenti in tempo reale.
cartellino.cloud è composto da un’interfaccia web e da un servizio di ricezione e memorizzazione delle timbrature (collettore) in tempo reale. Le timbrature possono provenire da app mobile su smartphone o da apparecchiature fisiche (lettori di badge).
L’interfaccia web di cartellino.cloud prevede il ruolo di amministratore che può visualizzare e gestire le timbrature e il ruolo di dipendente che (se abilitato) può visualizzare ed inserire le proprie timbrature sia da mobile (es. lavoro in mobilità) che da postazione fissa (es. telelavoro).
cartellino.cloud contiene uno schedulatore con il quale è possibile pianificare l’invio in automatico delle timbrature su di uno spazio FTP o direttamente via email in modo da poter essere elaborate dal software di gestione delle presenze dei dipendenti.
Protezione e trattamento dei dati personali e particolari
SOMEtime School è stato sviluppato tenendo conto delle norme in materia di privacy fin dalle prime fasi di progettazione. La gestione delle presenze dei dipendenti viene effettuata con l’utilizzo di dati personali ed è quindi regolamentata dal GDPR, in particolar modo dall’articolo 88 “Trattamento dei dati nell’ambito dei rapporti di lavoro” e dalle sue applicazioni nella legislatura italiana.
I dati relativi alle informazioni personali dei dipendenti vengono fisicamente memorizzati in forma criptata con l’utilizzo di algoritmi adeguati agli standard moderni di sicurezza.
I dati memorizzati nelle apparecchiature (lettori di badge) e relativi alle timbrature dei dipendenti sono gestiti mediante pseudonimi (es. il badge 44 ha timbrato alle ore 13:00) e transitano verso il software di gestione delle presenze in questa forma. Su richiesta sono disponibili apparecchiature con le quali è possibile utilizzare la comunicazione criptata.
Nessun dato ricavato dal motore di calcolo (ore lavorate, ore ordinarie, ore straordinarie, ore giustificate, maggiorazioni varie, ecc…) è direttamente collegabile a una persona fisica senza l’utilizzo del software SOMEtime School.
L’introduzione di un sistema di gestione delle presenze è un’occasione per rivedere i processi aziendali e valutare insieme al proprio consulente in materia di privacy/GDPR le adeguate misure di sicurezza da adottare nella propria organizzazione, anche a tutela dell’immagine aziendale.
Specifiche tecniche del prodotto
Caratteristiche generali
- Semplice e intuitiva interfaccia grafica che consente un rapido apprendimento dell’utilizzo del software da parte dei nuovi addetti al controllo del personale
- Gestione plessi remoti con modem GSM/GPRS integrato nei dispositivi lettori di badge, con router 4G LTE esterno o attraverso la connessione internet del plesso se disponibile
- Possibilità di pilotare il suono delle campanelle scolastiche
- Invio automatico delle timbrature su spazio FTP per i plessi distaccati e non in rete con la sede principale
Sistema di calcolo e analisi
- Gestione automatica di diverse tipologie di orario a seconda del periodo dell’anno (es. orario estivo dal 30/06 al 31/08)
- Gestione automatica dei turni dei collaboratori scolastici (es. turno mattina e turno pomeriggio) con possibilità di creazione di infinite tipologie di turno
- Gestione della banca ore per il personale ATA con compensazione automatica delle assenze per ridurre il più possibile il lavoro dell’operatore addetto al controllo delle presenze
- Gestione della pausa di 30 minuti automatica dopo un certo numero di ore di lavoro continuativo
- Gestione dei rientri pomeridiani
- Segnalazione e gestione dei ritardi
- Infinite tipologie di segnalazioni configurabili
- Gestione dei monti ore delle ferie con possibilità di stampe riepilogative per ciascun dipendente (es. ferie usufruite e residue)
- Possibilità di timbratura delle attività extra per i docenti (es. corsi di aggiornamento pomeridiani)
- Possibilità di bloccare fasce orarie (es. Blocco straordinari prima del primo ingresso della mattina)
- Funzione contaore (es. per docenti)
- Stampa mensile con resoconto delle ore lavorate, giustificate e con visualizzazione dell’andamento della banca ore giorno per giorno