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SOMEtime Coop è la soluzione per la gestione delle presenze nelle cooperative di servizi, sviluppata tenendo conto delle esigenze di trasparenza e automazione in ambienti di lavoro complessi, con lavoratori impiegati stabilmente o a chiamata, in presenza di professionalità eterogenee che operano in svariate sedi o in mobilità direttamente presso i clienti.
Il software SOMEtime Coop è stato sviluppato, internamente alla TempoTempo, da personale con esperienza ventennale nella risoluzione di problematiche relative alla gestione delle presenze, tenendo conto delle specifiche esigenze del mondo delle cooperative di servizi, con l’utilizzo di sistemi a badge di qualsiasi tecnologia (principalmente RFID) e di una specifica app per smartphone.
SOMEtime Coop, a partire dalle timbrature effettuate per indicare l’inizio e la fine delle sessioni lavorative, calcola automaticamente la quantità di lavoro utilizzando un algoritmo ampiamente configurabile che prevede tutte le situazioni necessarie alle cooperative di servizi, a partire da semplici meccanismi contaore per orari liberi fino alla gestione della banca ore, del lavoro notturno, del calcolo di maggiorazioni e del calcolo automatico dei turni di riposo per orari settimanali.
Gestione anagrafiche personale imprese di servizi
Con SOMEtime Coop è anche possibile estendere la normale gestione del conteggio delle ore di lavoro dei soci per ottenere una suddivisione dei risultati per cliente, commessa, attività svolta e generare una rendicontazione analitica con vari criteri e livelli di raggruppamento a scopo contabile e/o statistico. All’interno di SOMEtime Coop è presente anche una funzione per l’esportazione dei dati verso software utilizzati per la fatturazione del lavoro ai propri clienti.
Per i locali decentralizzati non cablati o nei quali non è stato possibile ricavare uno spazio ad uso ufficio è possibile utilizzare l’installazione portatile ed evitare qualsiasi cablaggio acquisendo le timbrature memorizzate nei dispositivi, direttamente su chiavetta USB.
L’acquisizione dei dati da sedi remote viene effettuata mediante l’utilizzo di modem GSM/GPRS installati direttamente nei lettori di badge, con l’utilizzo di router 4G LTE o direttamente, utilizzando la rete cablata se disponibile. In questo modo è possibile verificare in tempo reale la situazione dei presenti e degli assenti per intervenire tempestivamente in caso di necessità.
Le timbrature possono anche essere effettuate in mobilità mediante l’utilizzo dell’app EasyClock da installare sugli smartphone dei soci lavoratori.
Badge personalizzati per la rilevazione presenze nel settore dei servizi
La principale e più diffusa soluzione per raccogliere i dati relativi all’inizio e alla fine delle sessioni di lavoro dei soci è caratterizzata dall’utilizzo di tessere plastiche (badge) contenenti un chip di prossimità (RFID) mediante il quale vengono effettuate le registrazioni, semplicemente avvicinandole a un terminale (lettore di badge) che memorizza al proprio interno il codice della tessera e la data/ora in cui avviene la timbratura.
Il badge utilizzato è tipicamente una tessera di materiale plastico di dimensioni standard (le stesse dimensioni delle carte di credito) che contiene nel proprio chip un codice univoco associato a una persona.
Le tessere possono essere personalizzate mediante la stampa del logo dell’organizzazione, della foto o dei dati della persona che lo utilizza ed è pertanto utilizzabile anche come tesserino di riconoscimento.
Lato software i soci lavoratori vengono inseriti nell’anagrafica di SOMEtime Coop e associati alla propria tessera, cioè al proprio numero di badge. SOMEtime Coop assegna quindi le timbrature ottenute dagli apparecchi per la rilevazione delle presenze (lettori di badge) ai relativi proprietari, compilando automaticamente il registro delle presenze ed evidenziando eventuali anomalie rilevate dagli orari di lavoro effettuati.
Tutti i processi di analisi sono automatici e personalizzabili per ogni socio lavoratore o per gruppi di persone e attivabili a tempo indeterminato o per periodi definiti.
Gestione registri presenze e geolocalizzazione personale in mobilità
La gestione del personale in mobilità non è mai stata così semplice. SOMEtime Coop infatti può essere collegato a cartellino.cloud, il nostro servizio web dedicato alla gestione in cloud delle timbrature dei soci della cooperativa.
cartellino.cloud è un collettore delle timbrature nel quale possono confluire le informazioni di entrata e di uscita dal lavoro, provenienti da svariate fonti: timbratura su lettore di badge in sede, timbratura su lettore di badge remoto via GSM, timbratura inserita da PC (smart work), timbratura inserita dal proprio smartphone tramite app EasyClock (eventualmente completa dei dati di geolocalizzazione).
Grazie a cartellino.cloud potrai quindi disporre di un’interfaccia web che consente di visualizzare in tempo reale la lista dei presenti, gli orari di timbratura e l’eventuale informazione sulla geolocalizzazione. Tutte le informazioni relative alle timbrature acquisite confluiranno negli archivi di SOMEtime Coop ottenendo così la compilazione automatica dei dati fondamentali delle presenze e la generazione della lista delle segnalazioni relative a situazione anomale.
Campi specifici di applicazione per la gestione presenze
Il componente principale di SOMEtime Coop è il motore di calcolo delle presenze. A partire dalle timbrature il sistema calcola automaticamente le ore lavorate confrontando il lavoro effettivo con quello previsto tra i profili di calcolo disponibili per il lavoratore in una determinata data. In questo modo riusciamo a identificare le anomalie riguardanti il lavoro effettuato e a risolverle in modalità automatica o manuale.
Ai fini delle presenze l’obiettivo finale dell’elaborazione è la risoluzione completa delle segnalazioni generate dal motore di calcolo in modo da ottenere la compilazione automatica dei registri delle presenze e la possibilità di creare il file contenente le informazioni per generare i cedolini paga.
I risultati ottenuti a questo punto possono essere classificati in svariati modi: a seconda della sede in cui si è svolto il lavoro (ad esempio ad una determinata sede potrebbe corrispondere un cliente) o a seconda di informazioni aggiuntive fornite dal socio durante l’inserimento delle timbrature su di un apparato fisico (terminale lettore di badge) o direttamente dal proprio smartphone tramite app EasyClock. In questo modo possiamo sapere quanto tempo è stato effettivamente impiegato per svolgere le attività esterne presso ogni cliente (o persona in caso di servizi sociali).
Gestione buste paga e consuntivi per lavoratori in sede e fuori sede
SOMEtime Coop effettua in automatico i conteggi delle ore lavorate delle varie tipologie evidenziando le assenze ingiustificate o le altre anomalie mediante un sistema completamente configurabile.
Nel momento in cui l’addetto all’utilizzo del software delle presenze ha verificato la risoluzione di tutte le segnalazioni restituite dal motore di calcolo (per esempio inserendo i motivi di assenza) viene data la possibilità di generare un file nel formato specifico richiesto dal software di gestione delle paghe (utilizzato internamente o dal consulente del lavoro).
La compatibilità fra i due software viene gestita associando alle variabili calcolate i codici condivisi con il software di generazione dei cedolini paga.
La creazione del file delle paghe viene effettuata tipicamente i primi del mese successivo rispetto al mese di competenza del file (es. i primi di ottobre gestiamo le presenze di settembre).
Il file così generato potrà quindi essere importato nel software paghe per compilare il calendario delle presenze completo di tutte le informazioni (presenze, assenze, ore ordinarie, straordinarie nelle varie forme, maggiorazioni).
Applicazione per la timbratura del badge e per la geolocalizzazione dei dipendenti
La nostra soluzione per le timbrature in mobilità richiede l’installazione su smartphone di EasyClock, l’app disponibile per iOS e Android, che permette ai soci lavoratori di inserire i propri orari di inizio e fine lavoro e di ricevere notifiche in caso di mancata timbratura.
L’applicazione consente anche di gestire il lavoro di squadra, situazione in cui un responsabile può inserire e le timbrature degli addetti facenti parte del proprio gruppo di lavoro.
Ogni timbratura potrà inoltre essere associata a ulteriori informazioni per identificare la sede (o il cliente o il paziente) in cui si è svolta l’attività, in modalità manuale selezionando le informazioni da una lista o in modalità automatica tramite la lettura di un QR Code di riconoscimento della sede (o del cliente o del paziente).
I dati registrati tramite l’app EasyClock potranno essere consultati in tempo reale tramite l’interfaccia web del nostro portale di gestione delle timbrature denominato cartellino.cloud.
Protezione e trattamento dei dati personali e particolari
SOMEtime Coop è stato sviluppato tenendo conto delle norme in materia di privacy fin dalle prime fasi di progettazione. La gestione delle presenze dei soci lavoratori viene effettuata con l’utilizzo di dati personali ed è quindi regolamentata dal GDPR, in particolar modo dall’articolo 88 “Trattamento dei dati nell’ambito dei rapporti di lavoro” e dalle sue applicazioni nella legislatura italiana.
I dati relativi alle informazioni personali vengono fisicamente memorizzati in forma criptata con l’utilizzo di algoritmi adeguati agli standard moderni di sicurezza.
I dati memorizzati nelle apparecchiature (lettori di badge) e relativi alle timbrature dei soci sono gestiti mediante pseudonimi (es. il badge 32 ha timbrato alle ore 9:30) e transitano verso il software di gestione delle presenze in questa forma. Su richiesta sono disponibili apparecchiature con le quali è possibile utilizzare la comunicazione criptata.
Nessun dato ricavato dal motore di calcolo (ore lavorate, ore ordinarie, ore straordinarie, ore giustificate, maggiorazioni varie, ecc…) è direttamente collegabile a una persona fisica senza l’utilizzo del software SOMEtime Coop.
L’introduzione di un sistema di gestione delle presenze è un’occasione per rivedere i processi aziendali e valutare insieme al proprio consulente in materia di privacy/GDPR le adeguate misure di sicurezza da adottare nella propria organizzazione, anche a tutela dell’immagine dell’organizzazione.
Specifiche tecniche del prodotto
Caratteristiche generali
- Semplice e intuitiva interfaccia grafica che consente un rapido apprendimento dell’utilizzo del software da parte degli addetti al controllo del personale
- Gestione sedi remote con modem GSM/GPRS integrato nei dispositivi lettori di badge, con router 4G LTE esterno o attraverso la connessione cablata se disponibile
- Invio automatico delle timbrature su spazio FTP per le sedi remote
- Possibilità di utilizzare l’app EasyClock e il portale cartellino.cloud per la gestione in tempo reale delle timbrature
Sistema di calcolo e analisi
- Gestione automatica di diverse tipologie di orario a seconda del periodo dell’anno (es. orario estivo dal 30/06 al 31/08)
- Assegnazione automatica dei turni in base all’orario di lavoro (es. turno mattina, turno pomeriggio, turno notte) con possibilità di creazione di infinite tipologie di turno
- Gestione della banca ore con compensazione automatica delle assenze per ridurre il più possibile il lavoro dell’operatore addetto al controllo delle presenze
- Segnalazione e gestione dei ritardi
- Infinite tipologie di segnalazioni configurabili
- Possibilità di bloccare fasce orarie (es. blocco straordinari prima del primo ingresso della mattina)
- Funzione contaore
- Gestione dei lavoratori a chiamata
- Stampa mensile con resoconto delle ore lavorate, giustificate e con visualizzazione dell’andamento della banca ore giorno per giorno