Il badge è una tessera personale che il datore di lavoro o l’azienda consegna ai propri dipendenti, per permettere di registrare entrate, uscite e altre attività lavorative. Spesso il badge è in plastica o in pvc, è delle dimensioni di una carta di credito ed è dotato di un codice univoco assegnato, il cosiddetto “numero di badge”. In sostanza il badge rappresenta l’evoluzione del tradizionale cartellino da timbrare, agevolando e rendendo molto più semplice e sicura la conservazione e l’elaborazione dei dati con strumenti elettronici.
Ma come funziona la timbratura del badge e come vengono immagazzinate le informazioni?
Sostanzialmente, dal punto di vista pratico, la procedura è molto simile al tradizionale timbro del cartellino: il lavoratore avvicinerà il badge al lettore e il lettore lo riconoscerà registrando la transazione nella propria memoria (principalmente numero di badge e data/ora di timbratura). Tuttavia, per quanto riguarda gli aspetti tecnici, il processo richiede specifiche condizioni.
Affinché esista il meccanismo della timbratura del badge elettronico, infatti, è necessario, oltre al badge e al dispositivo in grado di memorizzare le transazioni, anche un software da installare all’interno della rete aziendale.
Quando il badge viene avvicinato al lettore questo memorizza la transazione. Successivamente il software di gestione delle presenze si collega al lettore di badge per acquisire i transiti in esso registrati. E’ anche possibile installare software di acquisizione delle timbrature su appositi server per ricevere automaticamente, in tempo reale, le timbrature direttamente dai lettori di badge nel momento in cui queste vengono registrate.
Il software di gestione delle presenze dei dipendenti è installato su server o computer aziendali a cui hanno accesso i reparti amministrativi e/o di gestione del personale. Il software di gestione mette a disposizione tutte le informazioni elaborate a partire dalle timbrature effettuate dai dipendenti, da utilizzare per il controllo degli orari di lavoro effettuati e per l’inserimento dei giustificativi di assenza. Una volta risolte tutte le anomalie sarà quindi possibile inviare i dati ai sistemi utilizzati per la redazione delle buste paga.
Perché è un vantaggio per la tua organizzazione
I vantaggi del badge sono diversi e, rispetto al tradizionale metodo del cartellino cartaceo, permettono di rendere più semplici e veloci alcuni processi e operazioni sia per i dipendenti che per l’azienda. Innanzitutto il badge è molto più duraturo del cartellino, perché i dati non vengono marcati fisicamente sul supporto, ma registrati virtualmente quindi non ci sono limiti di spazio da rispettare né tantomeno materiali di consumo. Per lo stesso motivo, i dati archiviati non occupano fisicamente spazio e inoltre, se necessario, possono essere consultati in brevissimo tempo con strumenti di ricerca veloci e intuitivi. L’accesso ai dati registrati dai badge personali, inoltre, può essere fornito anche ai dipendenti (ognuno, chiaramente, potrà consultare solo i propri) che avranno sempre sotto controllo l’attuale situazione lavorativa compreso il conteggio dei giorni di permesso e/o di ferie già utilizzati. Tale conteggio sarà, di conseguenza, sempre a disposizione del reparto amministrativo e/o di gestione del personale che risparmierà tempo nel calcolo delle ore lavorate per la redazione delle buste paga, sicuro che i calcoli siano corretti, sempre aggiornati e con regole uguali per tutti.
Quali dati vengono registrati
Ma quali sono i dati registrati dal badge? I dati che un lettore di badge deve registrare e poi trasferire al software sono diversi e dipendono dalle esigenze aziendali e dalla tipologia di lavoro che si svolge. Tuttavia ci sono determinati dati che vengono quasi sempre raccolti con la timbratura del badge e questi sono:
- codice del lavoratore: ogni lavoratore ha un badge e ogni badge ha un codice univoco denominato “numero di badge”. Nel momento in cui viene timbrato il badge, il terminale ne registra il codice;
- l’orario d’ingresso al lavoro: ovvero l’ora precisa in cui un dipendente arriva effettivamente sul posto di lavoro, che segna quindi l’inizio del conteggio orario della giornata lavorativa;
- uscite o pause: spesso è richiesto ai dipendenti di registrare anche le pause e le uscite dal posto di lavoro attribuendo alla transazione una specifica causale (esempio: uscita per un servizio di breve durata). Questa procedura è utile non solo al fine di un conteggio orario, ma anche, in caso di spiacevoli infortuni, per garantire al lavoratore eventuali spese assicurative spettanti;
- orario di uscita: come l’orario d’ingresso, anche quello di uscita va registrato;
- posizione geografica: talvolta le aziende possono predisporre un sistema per registrare le timbrature nella posizione GPS in cui sono state effettuate, per capire se il lavoratore si trova nel luogo giusto in cui è atteso o destinato (in questi casi la timbratura avviene tramite applicazioni specifiche su smartphone e non tramite i dispositivi fisici) .
Ci sono poi tanti altri dati che possono essere raccolti, ma come già specificato, dipendono molto dalle politiche e dalle esigenze aziendali. Con i sistemi più moderni di timbratura, però, è molto facile soddisfare quasi ogni esigenza, agendo sempre nel rispetto della privacy del lavoratore come previsto dal GDPR.
Trasferimento automatico dei dati al gestionale
I dati che un badge elettronico può raccogliere, come abbiamo visto, sono diversi ed è innegabile che per un’azienda avere facile accesso a tali informazioni in modo comodo e veloce è un elemento da non sottovalutare. Un ulteriore vantaggio nell’utilizzo dei badge aziendali, infatti, è il trasferimento automatico dei dati raccolti all’interno del gestionale: con l’utilizzo di applicazioni installate su appositi server, i dati vengono inviati in tempo reale al gestionale nell’esatto momento in cui i badge vengono “letti” dai dispositivi, in modo da essere registrati nel database. Qui, inoltre, possono essere rielaborati ogni volta che verrà registrata una nuova transazione (ingresso, uscita, accesso ad una determinata zona ecc).
L’uso di un gestionale capace di sincronizzare i dati in tempo reale è sicuramente uno dei punti di forza più apprezzati per quanto riguarda l’uso del badge aziendale perché permette un monitoraggio costante e corretto delle risorse e del lavoro svolto.
Tipi di badge
I badge possono essere di diverso tipo e cambiano a seconda della funzione che svolgono e dall’azione da registrare.
Ecco le tipologie di badge più utilizzate e richieste:
- cartellino di riconoscimento per cantieri e aree lavorative;
- tessera per rilevare le presenze;
- chiave d’accesso a determinati ambienti;
- chiave d’accesso a determinati macchinari per monitorarne l’utilizzo;
- riconoscimento dei lavoratori all’interno di sistemi di controllo della qualità.
In realtà essendo il mercato del lavoro in continua evoluzione, le tipologie di badge cambiano e si evolvono nel tempo, adattandosi alle nuove esigenze di dipendenti e aziende. I badge, inoltre, si differenziano tra loro anche a seconda del meccanismo di timbratura. Troviamo infatti:
- badge magnetici (a strisciamento, ormai in disuso ma disponibili per chi li utilizza ancora);
- badge con tecnologia di prossimità;
- badge dotati di barcode o QR code;
Esistono poi soluzioni alternative al badge fisico per timbrare da smartphone o da pc tramite l’inserimento di un codice. In definitiva le soluzioni sono molteplici e scegliere quella giusta è solo una questione di esigenze.
