I badge sono strumenti importanti (e in alcuni casi obbligatori) che permettono facilmente di registrare e avere sotto controllo le attività lavorative dei dipendenti come ad esempio entrate e uscite sul posto di lavoro, sia questo un’azienda, un ufficio, un ente pubblico, un cantiere e così via. Non solo: alcuni tipi di badge possono funzionare anche come chiavi consentendo l’accesso a determinati ambienti lavorativi o a macchinari specializzati.
I badge sono personali, per nessun motivo scambiabili tra lavoratori e vanno usati principalmente per registrare le entrate e le uscite dal lavoro, nelle circostanze richieste dal regolamento aziendale. Spesso anche per i badge si parla di marcatura del cartellino, mutuando questa espressione dai classici orologi timbracartellini che utilizzavano, appunto, tessere mensili di cartoncino sulle quali venivano stampate le entrate e le uscite dal lavoro. Per marcare i cartellini con i badge di riconoscimento serviranno quindi appositi lettori che registrano nella propria memoria i transiti effettuati (ed eventualmente li invieranno ai server destinati alla loro raccolta). Dal momento che i badge sono tassativamente personali, è necessario che ogni lavoratore abbia il suo e che provveda a utilizzarlo in modo corretto.
Oltre alla normale timbratura le stesse carte plastiche possono essere utilizzate anche come tesserini di riconoscimento. Ecco come avviene, nella maggior parte dei casi, la redazione dei tesserini di riconoscimento e quali elementi devono contenere per risultare validi:
- foto di riconoscimento: è consigliabile che la foto sia recente e che il volto del lavoratore sia ben riconoscibile. Per risparmiare sui tempi e sui costi di realizzazione è suggeribile predisporre foto tutte nello stesso formato;
- logo e nome dell’azienda o comunque dell’ente per cui si sta svolgendo il lavoro che richiede il possesso e l’utilizzo del badge;
- professione o mansione e il numero dell’ufficio (ove necessario);
- numero di tessera: ogni badge è unico ed è numerato, per cui è importante che tale numero sia presente e visibile;
In alcuni casi, a questi dati potranno aggiungersene altri, richiesti dal datore di lavoro, nel rispetto delle policy aziendali e della normativa in materia di privacy. Se inizialmente l’utilizzo del badge era considerato da qualcuno uno “strumento di controllo” imposto dall’alto, attualmente questa percezione è cambiata e, anzi, si tende a riconoscere alcuni preziosi vantaggi che il badge offre ai dipendenti che ne fanno uso. Grazie al cartellino di riconoscimento, infatti, i lettori di badge possono essere utilizzati come un’interfaccia tra il dipendente e il datore di lavoro, su alcuni lettori di badge è possibile visualizzare le proprie timbrature, accedere ad alcune pagine informative sulla propria condizione attuale, si possono controllare in modo preciso permessi di lavoro utilizzati o assenze e di conseguenza è più semplice gestire o pianificare eventuali richieste lavorative, vivendo in modo più tranquillo l’organizzazione del lavoro e del tempo.
Compilare il verbale di consegna
Come abbiamo già detto il badge o cartellino di riconoscimento è uno strumento strettamente personale e al tempo stesso ufficiale. La consegna del badge avviene da parte del datore di lavoro o da parte di una risorsa appositamente incaricata e, una volta effettuata, sarà il dipendente a dover confermare di averlo ricevuto tramite un verbale firmato.
La compilazione del verbale è necessaria per diverse motivazioni: innanzitutto rappresenta una conferma scritta e certificata che il cartellino è stato effettivamente consegnato, in secondo luogo attesta che chi lo riceve si impegnerà a conservarlo e a rispettare gli obblighi relativi al possesso e all’utilizzo. Nello specifico, tali obblighi si riferiscono tipicamente all’esposizione del badge sul posto di lavoro, all’immediata segnalazione in caso di smarrimento o deterioramento e all’incorrere di sanzioni in caso di violazione del regolamento. Una volta compilato il verbale di consegna, questo va consegnato al responsabile di riferimento e sarà conservato tra i documenti aziendali. Questo procedimento potrebbe sembrare banale o superfluo, ma in realtà è molto importante per tutelare sia il lavoratore che il datore di lavoro, evitando inconvenienti e spiacevoli imprevisti.
Quali sono gli obblighi del datore di lavoro
Se, da un lato, i lavoratori che ricevono il badge hanno responsabilità e obblighi da rispettare, dall’altro anche il datore di lavoro non può sottrarsi dal rispetto di alcune norme per tutelare il lavoratore e utilizzare correttamente i dati elaborati dai cartellini. Certamente i badge sono strumenti finalizzati al monitoraggio delle attività lavorative, ma il datore di lavoro li può sfruttare unicamente per scopi legittimi strettamente legati alla gestione delle attività di lavoro. Inoltre le informazioni raccolte devono essere conservate in modo adeguato, all’interno di database sicuri e in grado di tutelare la privacy dei dipendenti, in quanto il datore di lavoro o l’azienda saranno i diretti responsabili dell’eventuale perdita dei dati o della errata diffusione degli stessi.
Infine i lavoratori a cui è richiesto l’utilizzo dei badge dovranno essere informati preventivamente sul trattamento dei dati stessi e, in particolare, dovrà essere a conoscenza dei seguenti elementi:
- chi gestisce i suoi dati;
- qual è lo scopo della raccolta;
- se i dati verranno ceduti a terzi e con quali finalità (per esempio consulente del lavoro per la compilazione delle buste paga);
- quali sono i diritti esercitabili nei confronti di chi detiene i dati.
Come risulta evidente, quindi, l’uso di cartellini di riconoscimento e dei dati raccolti con essi è una pratica senz’altro comoda sotto molti aspetti, ma deve essere disposta con precisi accorgimenti e nel totale rispetto della privacy dei dipendenti.
