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SOMEtime Style è la soluzione specifica per il calcolo automatico delle presenze dei dipendenti delle aziende che operano nel settore della moda e della pelle, pensata per la gestione di orari estremamente flessibili sia per gli impiegati degli uffici che per gli operai che lavorano in produzione, con sistemi a badge di qualsiasi tecnologia (principalmente prossimità RFID). I badge in dotazione ai dipendenti possono essere utilizzati anche per monitorare e controllare gli accessi ad aree di particolare interesse come showroom, magazzino materiali, magazzino prodotti finiti per grandi marchi. SOMEtime Style rappresenta quindi un unico ambiente operativo nel quale gestire le presenze dei dipendenti effettuando il conteggio automatico anche in situazioni molto complesse e contestualmente definire le politiche di accesso ad aree riservate.
Per le sedi decentralizzate non cablate o nelle quali non è presente uno spazio ad uso ufficio è possibile utilizzare l’installazione portatile ed evitare qualsiasi cablaggio acquisendo le timbrature dei dipendenti direttamente su chiavetta USB. In alternativa la gestione può essere effettuata mediante l’utilizzo di modem GSM/GPRS installati direttamente nei lettori di badge, con l’utilizzo di router 4G LTE o direttamente utilizzando la rete cablata se disponibile.
Il software è estremamente semplice da utilizzare anche da parte di personale non abituato normalmente al lavoro da ufficio. Il sistema identifica automaticamente i profili di calcolo da utilizzare per i vari tipi di dipendenti effettuando calcoli differenziati per gli addetti full time, part time di ogni tipo conteggiando le ore di lavoro con svariati metodi di arrotondamento configurabili. È possibile gestire le pause retribuite controllando il quantitativo usufruito e non retribuite con possibilità di recupero in giornata. SOMEtime Style, a partire dalle timbrature del personale, riesce quindi a calcolare il lavoro effettuato suddividendolo nelle varie fasce ordinarie e straordinarie sia a livello giornaliero che settimanale. Con SOMEtime Style è anche possibile gestire i dipendenti con straordinari a forfait.
Il sistema di generazione dei report di controllo permette di ottenere stampe dettagliate e stampe riepilogative pensate per i dipendenti del settore moda e pelle per monitorare le ore lavorate nei giorni feriali, sabati, domeniche e festivi, tenere sotto controllo le ore straordinarie e le ore giustificate (ferie, permessi, malattie, ecc…).
Gestione digitale di documenti e personale
Le funzionalità di gestione dell’anagrafica di SOMEtime Style consentono di eliminare gli archivi cartacei.
SOMEtime Style contiene un completo scadenziario dei dipendenti che genera automaticamente segnalazioni in base alla configurazione impostata. Lo scadenziario di SOMEtime Style è utilizzabile per le principali necessità di controllo dei dipendenti: visite mediche, corsi relativi alla sicurezza e alla qualità, periodi di apprendistato, patenti, ecc… Per ogni scadenza configurata è possibile attivare anche una segnalazione di preavviso che consenta ad esempio di prenotare eventuali corsi di aggiornamento o visite mediche per tempo.
All’interno dell’anagrafica di SOMEtime Style ogni dipendente può essere associato a un profilo di autorizzazioni web che determina le modalità di accesso del dipendente alle funzionalità web: richieste ferie e permessi, autorizzazione al lavoro straordinario, richiesta mancate timbrature, ecc… Le richieste inserite dai dipendenti lato web verranno notificate al responsabile di riferimento che avrà il compito di autorizzare o negare quanto richiesto. L’interfaccia web è quindi pensata per ridurre la burocrazia e conseguentemente il lavoro dell’ufficio del personale con la partecipazione attiva di tutti i dipendenti a cui viene fornito l’accesso.
Badge personalizzati per la rilevazione presenze personale
La principale e più diffusa soluzione per raccogliere i dati relativi all’inizio e alla fine delle sessioni di lavoro dei dipendenti è caratterizzata dall’utilizzo di tessere plastiche (badge) contenenti un chip di prossimità (RFID) mediante il quale vengono effettuate le registrazioni, semplicemente avvicinandole a un terminale (lettore di badge) che memorizza al proprio interno il codice della tessera e la data/ora in cui avviene la timbratura.
Il badge utilizzato è tipicamente una tessera di materiale plastico di dimensioni standard (le stesse dimensioni delle carte di credito) che contiene nel proprio chip un codice univoco associato a una persona.
Le tessere possono essere personalizzate mediante la stampa del logo dell’azienda, della foto o dei dati della persona che lo utilizza ed è pertanto utilizzabile anche come tesserino di riconoscimento.
Lato software i dipendenti vengono inseriti nell’anagrafica di SOMEtime Style e associati alla propria tessera, cioè al proprio numero di badge. SOMEtime Style assegna quindi le timbrature ottenute dagli apparecchi per la rilevazione delle presenze (lettori di badge) ai relativi proprietari, compilando automaticamente il registro delle presenze ed evidenziando eventuali anomalie rilevate dagli orari di lavoro effettuati.
Tutti i processi di analisi sono automatici e personalizzabili per ogni dipendente o per gruppi di persone e attivabili a tempo indeterminato o per periodi definiti.
Con la stessa tessera è anche possibile gestire l’accesso a varchi fisici verso aree di particolare interesse, facendo sì che vi possano accedere solo le persone autorizzate.
Gestione registri presenze dei dipendenti
SOMEtime Style viene utilizzato secondo il seguente flusso di lavoro:
- I dipendenti effettuano le timbrature per indicare l’inizio e la fine del proprio orario di lavoro e le eventuali pause. Durante il proprio lavoro i dipendenti potrebbero accedere ad aree di particolare interesse e il loro accesso viene gestito e memorizzato dal meccanismo di controllo degli accessi.
- Il software SOMEtime Style riceve le timbrature dai dispositivi sui quali sono state effettuate distinguendo in archivi separati le timbrature da utilizzare per i conteggi del lavoro (presenze) e quelle effettuate per accedere alle aree riservate (accessi).
- Le timbrature vengono assegnate ai rispettivi titolari e viene attivato il motore di calcolo che effettua i conteggi e genera le segnalazioni.
- L’operatore risolve le segnalazioni eventualmente restituite dal motore di calcolo, genere e invia il file a chi si occupa di creare i cedolini paga.
Gestione buste paga e consuntivi per il personale
SOMEtime Style effettua in automatico i conteggi delle ore lavorate delle varie tipologie evidenziando le assenze ingiustificate o le altre anomalie mediante un sistema completamente configurabile.
Nel momento in cui l’addetto all’utilizzo del software delle presenze ha verificato la risoluzione di tutte le segnalazioni restituite dal motore di calcolo (per esempio inserendo i motivi di assenza) viene data la possibilità di generare un file nel formato specifico richiesto dal software di gestione delle paghe (utilizzato internamente o dal consulente del lavoro).
La compatibilità fra i due software viene gestita associando alle variabili calcolate i codici condivisi con il software di generazione dei cedolini paga.
La creazione del file delle paghe viene effettuata tipicamente i primi del mese successivo rispetto al mese di competenza del file (es. i primi di ottobre gestiamo le presenze di settembre).
Il file così generato potrà quindi essere importato nel software paghe per compilare il calendario delle presenze completo di tutte le informazioni (presenze, assenze, ore ordinarie, straordinarie nelle varie forme, maggiorazioni).
Applicazione (app) per la timbratura del badge
SOMEtime Style può essere collegato a cartellino.cloud, il nostro servizio web dedicato alla gestione in cloud delle timbrature dei dipendenti, utile per verificare i presenti in tempo reale anche in sedi remote, da qualsiasi postazione fissa o su tablet.
cartellino.cloud è un collettore delle timbrature nel quale possono confluire le informazioni di entrata e di uscita dal lavoro, provenienti da svariate fonti: timbratura su lettore di badge in sede, timbratura su lettore di badge remoto via GSM, timbratura inserita da PC (smart work), timbratura inserita dal proprio smartphone tramite app EasyClock (eventualmente completa dei dati di geolocalizzazione).
Grazie a cartellino.cloud è quindi possibile disporre di un’interfaccia web che consente di visualizzare in tempo reale la lista dei presenti, gli orari di timbratura e l’eventuale informazione sulla geolocalizzazione. Tutte le informazioni relative alle timbrature acquisite confluiranno negli archivi di SOMEtime Style ottenendo così la compilazione automatica dei dati fondamentali delle presenze e la generazione della lista delle segnalazioni relative a situazione anomale.
Protezione e trattamento dei dati personali e particolari
SOMEtime Style è stato sviluppato tenendo conto delle norme in materia di privacy fin dalle prime fasi di progettazione. La gestione delle presenze dei dipendenti viene effettuata con l’utilizzo di dati personali ed è quindi regolamentata dal GDPR, in particolar modo dall’articolo 88 “Trattamento dei dati nell’ambito dei rapporti di lavoro” e dalle sue applicazioni nella legislatura italiana.
I dati relativi alle informazioni personali vengono fisicamente memorizzati in forma criptata con l’utilizzo di algoritmi adeguati agli standard moderni di sicurezza.
I dati memorizzati nelle apparecchiature (lettori di badge) e relativi alle timbrature dei dipendenti sono gestiti mediante pseudonimi (es. il badge 851 ha timbrato alle ore 7:30) e transitano verso il software di gestione delle presenze in questa forma. Su richiesta sono disponibili apparecchiature con le quali è possibile utilizzare la comunicazione criptata.
Nessun dato ricavato dal motore di calcolo (ore lavorate, ore ordinarie, ore straordinarie, ore giustificate, maggiorazioni varie, ecc…) è direttamente collegabile a una persona fisica senza l’utilizzo del software SOMEtime Style.
L’introduzione di un sistema di gestione delle presenze è un’occasione per rivedere i processi aziendali e valutare insieme al proprio consulente in materia di privacy/GDPR le adeguate misure di sicurezza da adottare nella propria organizzazione, anche a tutela dell’immagine dell’organizzazione.
Specifiche tecniche del prodotto
Caratteristiche generali
Semplice e intuitiva interfaccia grafica che consente un rapido apprendimento dell’utilizzo del software da parte degli addetti al controllo del personale
Gestione sedi remote con modem GSM/GPRS integrato nei dispositivi lettori di badge, con router 4G LTE esterno o attraverso la connessione cablata se disponibile
Invio automatico delle timbrature su spazio FTP per le sedi remote
Possibilità di utilizzare l’app EasyClock e il portale cartellino.cloud per la gestione in tempo reale delle timbrature da smartphone
Sistema di calcolo e analisi
Gestione automatica di diverse tipologie di orario a seconda del periodo dell’anno (es. orario estivo dal 30/06 al 31/09)
Assegnazione automatica dei turni in base all’orario di lavoro (es. turno mattina, turno pomeriggio, turno notte) con possibilità di creazione di infinite tipologie di turno
Segnalazione e gestione dei ritardi
Infinite tipologie di segnalazioni configurabili
Possibilità di bloccare fasce orarie (es. blocco straordinari prima del primo ingresso della mattina)
Funzione contaore
Gestione dei lavoratori a chiamata
Stampa mensile con resoconto delle ore lavorate, ordinarie, straordinarie e giustificate di tutti i tipi
